用AI整理会议纪要：把决定、待办和待确认事项分开

把会议记录交给AI，最需要盯住的不是排版，而是它有没有把“讨论一下”写成“已经决定”，把“有人提出”写成“这个人负责”。整理出来的待办再漂亮，只要负责人或截止时间是补出来的，就不能直接拿去分配工作。

这里给出一套可复制的整理与核对方法，用一段自拟材料说明怎么判断结果。示例不是实际会议，也不是某款工具的实测输出；下面的参考表是按原文人工整理的，不代表模型每次都能做到。

先留住原文里的状态

会议中的信息至少要分清三种：已经确认的决定、已经明确的待办，以及仍需讨论或确认的问题。建议先保留带编号的文字记录，再让AI整理。若材料来自录音转写，应先核对人名、数字和否定词；转写错了，后面的表格可能只是把错误整理得更整齐。

下面是作者自拟的演示材料：

[1] 主持人：新版帮助页今天先不发布，等引用检查完再决定。
[2] 小林：我来整理三份公开资料，周三交。
[3] 小陈：引用链接我可以核对，截止时间还没定。
[4] 小周：也许可以顺便换首页配图，下次再讨论。
[5] 主持人：帮助页初稿也要准备，谁来写还没定。

这几句话里，“不发布”是当前决定；资料整理和引用核对是已有人承担的任务；帮助页初稿需要负责人；更换配图只是建议。“周三”也不能在缺少会议日期时擅自换成某年某月某日。

这段提示词可以直接改

请只根据我提供的会议文字整理，不调用常识补齐缺失信息。

先输出三部分：已确认决定、待办事项、待确认问题。
待办用表格列出：任务、负责人、截止时间、对应原文编号。
负责人或时间未给出时写“未说明”。
保留“暂不、可能、待讨论”等状态，不把建议改成决定。
相对日期照原文保留；没有会议日期时不要转换成具体日期。
每项决定和待办都要对应原文编号；找不到依据就移到待确认问题。
最后检查是否遗漏明确任务，是否添加了原文没有的承诺。

会议文字：
【粘贴已经编号、获准使用且已脱敏的材料】

这不是一条能保证正确的指令。它的作用是把需要核对的字段摆出来。关于任务、材料和输出格式怎样分开表达，可以接着看本站的提示词结构与约束说明；本文则专门处理纪要里的状态和责任归属。

对照原文，参考表应该长这样

以下是人工参考答案，不是工具生成记录：

决定应单独写：“新版帮助页今天暂不发布，引用检查完成后再决定是否发布”，依据是[1]。这句话没有给出最终发布日期，也没有指定谁批准发布。

待确认问题包括：小林说的周三对应哪一天、引用核对何时完成、谁写帮助页初稿，以及下次是否讨论更换配图。配图建议不能直接出现在已分配的待办表里。把不知道的地方留出来，比替参会者作决定更有用。

拿到结果后，别只检查有没有漏项

可以先从每一行往回找依据：原文是否真的承诺了这项任务，负责人是明确承担还是仅仅发言，截止时间是否从别的任务借过来的。再反过来读一遍原文，检查有没有明确任务被遗漏。只做第一个方向，容易漏任务；只做第二个方向，容易放过凭空增加的内容。

尤其留意“初稿”和“定稿”、“建议”和“决定”、“检查完再决定”和“检查完就发布”这些差别。表格附了原文编号，也不等于内容就正确，仍要打开对应句子核对。

如果AI把配图建议列成已确认任务，可以具体指出：“原文[4]说下次再讨论，请把这项移到待确认问题，并检查其他行是否有同类状态变化。”不要只说“再准确一点”。怎样描述偏差，可参考回答偏离需求时的纠正方法。

资料很长，或涉及内部信息时怎么办

长记录可以按议题分段整理，再合并去重；合并时保留原文编号，重点检查同一件事是否在后文被撤回或改期。分段可能切断上下文，因此不能把每段的初稿直接拼成最终纪要。

上传前先确认材料允许交给所用工具处理，去掉不必要的客户身份、联系方式、账号和内部敏感内容。遇到责任不清或前后矛盾的句子，把问题交回参会者确认，不靠模型猜测补齐。涉及真实任务分配的纪要，在转成正式待办前，应由有权限的人确认。

发出纪要前，把仍写着“未说明”的地方单独列给相关人员确认。表格里留着空缺，也比替别人补上一句承诺更稳妥。